Aanbetaling vragen: hoeveel, en hoe factureer je dat?

Particulier of bedrijf: wat verandert er?

Met een bedrijf spreek je zakelijk af wat jullie allebei goed vinden. Een bedrijf krijgt altijd een factuur, ook voor een aanbetaling, en kan daarmee de btw aftrekken. Aan een particulier hoef je voor de btw meestal geen factuur te sturen, maar met een aanbetalingsfactuur klopt je administratie en ziet je klant wat er is betaald. Bij een particulier let je ook op het consumentenrecht: voor een product is de aanbetaling volgens ConsuWijzer maximaal 50% van het aankoopbedrag, voor een dienst is er geen wettelijk maximum.

Hoeveel aanbetaling vraag je?

Voor een dienst bepaal je het bedrag samen met je klant. Verkoop je ook een product, zoals een gedrukt fotoboek of materiaal, vraag dan voor dat deel niet meer dan de helft vooraf. Bestaat je opdracht uit werk én producten en twijfel je, vraag het dan aan een jurist.

In de praktijk kiezen ondernemers een vast percentage van de offerte, bijvoorbeeld 25 of 30 procent, of het bedrag dat ze zelf al kwijt zijn. Bij een korte afspraak werkt een klein vast bedrag. Dat is gebruikelijk, maar het staat niet in de wet. Bedenk wat het jou kost als je klant afzegt: een leeg dagdeel, uren die je al hebt gemaakt, materiaal dat je al hebt ingekocht. Hoe meer je vooraf vraagt, hoe meer risico je klant loopt als jij niet kunt leveren. Dat is een reden om het bij een deel te houden. Zet het bedrag en het betaalmoment in je offerte.

De aanbetalingsfactuur, ook wel voorschotfactuur

Aanbetalingsfactuur, voorschotfactuur en vooruitbetalingsfactuur zijn drie namen voor dezelfde factuur: een deel van wat je later levert, nu al in rekening gebracht. Er moeten dezelfde gegevens op als op elke andere factuur (zie het factuur voorbeeld): jouw gegevens en die van je klant, een factuurnummer uit je gewone reeks, de factuurdatum, het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag. Daarnaast vraagt de Belastingdienst om de datum van de vooruitbetaling. Zet er ook bij waarvoor je klant vooruitbetaalt, bijvoorbeeld: aanbetaling 30% op offerte 2026-0012, workshop op 12 maart.

Een proforma kan deze factuur niet vervangen. Die telt niet voor de btw, en zodra je klant betaalt moet er een echte factuur zijn.

Btw over een aanbetaling

Een aanbetaling is een btw-moment. Spreek je hem af als voorwaarde, dan maak je de factuur voordat het bedrag opeisbaar wordt. Betaalt je klant uit zichzelf vooruit, dan ben je de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt. Zo staat het bij de Belastingdienst. Je geeft de btw dus aan over de periode van de aanbetaling en niet pas over die van de levering. Val je onder de KOR, dan reken je geen btw, ook niet over de aanbetaling. Twijfel je over het moment in jouw situatie, vraag het je boekhouder.

Zo gaat de aanbetaling eraf op de eindfactuur

Een voorbeeld met twee tarieven: een workshop voor een bedrijf (21%) met twaalf gedrukte werkboeken erbij (9%). Je vraagt 30% aanbetaling. Omdat de opdracht twee tarieven heeft, zitten beide tarieven ook in de aanbetaling, in dezelfde verhouding. Eén tarief over het hele bedrag zou de btw voor een deel verkeerd weergeven.

De btw reken je per tarief over het totaal van dat tarief en rond je één keer af: 9% van € 299,40 is € 26,946 en wordt € 26,95. Op de eindfactuur staat de hele opdracht, en de aanbetaling trek je eraf met de btw die je al hebt aangegeven. Dit is een voorbeeld; welk tarief voor jouw product of dienst geldt, zoek je op bij de Belastingdienst of vraag je aan je boekhouder.

Annuleren en terugbetalen

Leg vooraf vast, in je offerte of voorwaarden, wat er met de aanbetaling gebeurt als de opdracht niet doorgaat. Spreek in elk geval af:

• tot wanneer je klant gratis kan annuleren en de aanbetaling terugkrijgt, bijvoorbeeld tot zeven dagen voor de datum;
• wat je houdt als je klant later annuleert, en waarom: de uren die je had vrijgehouden of het materiaal dat je al hebt ingekocht;
• wat er gebeurt als jij moet annuleren: dan krijgt je klant de aanbetaling terug.

Betaal je de aanbetaling helemaal of voor een deel terug, dan maak je een creditfactuur voor dat bedrag, zodat de btw die je had aangegeven weer klopt. Houd je de aanbetaling in na een annulering, dan hangt het van jullie afspraak af hoe je dat voor de btw verwerkt. Vraag het je boekhouder voordat je een creditfactuur weglaat.

Boekt een particulier bij je op afstand, via je website of telefonisch, dan kan een wettelijke bedenktijd van veertien dagen gelden. Kijk bij Ondernemersplein of dat voor jouw dienst zo is. Voorwaarden voor particulieren mogen bovendien niet onredelijk zijn. Laat een strenge annuleringsbepaling daarom door een jurist nakijken.

Aanbetaling vragen in UurFact

Met Pro maak je een aanbetalingsfactuur vanuit een geaccepteerde offerte, als percentage of als vast bedrag. De btw wordt verdeeld zoals in de offerte, net als in het voorbeeld hierboven, en de factuur krijgt een eigen nummer in je reeks. Op de aanbetalingsfactuur kies je Maak eindfactuur. Je krijgt een concept met de hele opdracht en de aanbetaling er al af, dat je zelf controleert en boekt. Betaal je iets terug, dan maak je daar een creditfactuur van. Beide facturen komen in je btw-overzicht in het kwartaal waarin je ze maakte.

Een betaalverzoek (een betaallink zonder document, waarmee je klant de aanbetaling met iDEAL betaalt) komt er straks bij. Tot die tijd stuur je de aanbetalingsfactuur en maakt je klant het bedrag over. Aanbetalingen zitten in Pro, voor € 4 per maand bij jaarlijks betalen, exclusief btw. Met Gratis maak je 5 facturen en proforma's per maand, en onbeperkt offertes en creditfacturen.

Bron: Belastingdienst, factuurstelsel, Belastingdienst, wie zijn verplicht te factureren, Belastingdienst, factuureisen, ConsuWijzer, rechten bij een aanbetaling, Ondernemersplein, bedenktijd bij verkoop, Ondernemersplein, algemene voorwaarden