Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur stuur je vóórdat je levert: om vooraf betaald te worden, of omdat je klant een document nodig heeft voor een aanvraag of een budget. Hij lijkt op een factuur, maar het is er geen. Wat veel ondernemers vergeten: zodra je klant betaalt, moet er wél een echte factuur zijn.

Bijgewerkt op 16 oktober 2026

1
Je stuurt de proforma
Daarop staan het bedrag, de btw en wat je gaat leveren. Geef hem een eigen nummer en zet erop dat het geen factuur is. Voor je btw-aangifte telt hij niet mee.
2
Je klant betaalt
Nu maak je er een echte factuur van. Je bent de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt, ook als je nog niets hebt geleverd.
3
De proforma wordt de factuur
De regels blijven hetzelfde, maar nu met een factuurnummer uit je reeks en een factuurdatum. Dit is het document voor je administratie en voor je klant.

Een proforma is geen factuur

Een proforma factuur ("pro forma" betekent: voor de vorm) laat zien wat je klant gaat betalen. Je gebruikt hem als je vooraf betaald wilt worden, als je klant het bedrag ergens moet laten goedkeuren, of bij export voor de douane. Voor de btw bestaat hij niet: je neemt hem niet op in je aangifte en je klant kan er geen btw mee aftrekken. Zet er daarom duidelijk op dat het een proforma is, en geef hem geen nummer uit je fiscale reeks.

Het moment dat iedereen mist

Je stuurt de proforma, je klant betaalt, en dan? Veel ondernemers laten het daarbij. Maar een vooruitbetaling is een btw-moment: de btw is verschuldigd op het moment dat je het geld ontvangt. Een bedrijf als klant krijgt daarvoor een factuur, anders kan het de btw niet aftrekken. Een particulier hoeft voor de btw geen factuur, maar met een factuur klopt je administratie en weet je klant wat er betaald is.

Zo wordt de proforma een factuur

De factuur heeft dezelfde regels als de proforma, maar met een eigen factuurnummer, een factuurdatum en alle verplichte gegevens. Je hoeft niets opnieuw te typen: je maakt van het ene document het andere. Doe dat niet twee keer, anders krijgt je klant twee facturen voor hetzelfde. Houd proforma's en facturen ook uit elkaar: proforma's in een eigen reeks, facturen zonder gaten in de fiscale reeks.

Drie fouten die vaak voorkomen

De proforma krijgt een factuurnummer. Dan heb je een gat of een dubbel nummer in je reeks. Geef hem een eigen nummer, bijvoorbeeld met PF ervoor.
Je vergeet de echte factuur. Je klant betaalt op de proforma en de btw staat nergens. Maak de factuur zodra er betaald is.
Je typt de factuur met de hand over. Dan kan hij afwijken van wat je klant betaalde. Zet de proforma om in plaats van opnieuw te beginnen.

In UurFact

Een proforma krijgt een eigen PF-nummer en de tekst dat het geen factuur is. Je boekt hem en stuurt hem als link of pdf. Betaalt je klant, dan klik je op Omzetten. De factuur krijgt het volgende nummer in je reeks, de regels blijven gelijk en de proforma blijft bewaard als bron. Omzetten kan maar één keer. Wil je liever een aanbetaling vragen zonder document, dan stuur je met Pro een betaalverzoek. Zodra online betalen open is, boekt UurFact de aanbetalingsfactuur vanzelf als je klant betaalt. Hoeveel je vraagt en wat er op de factuur en in je btw komt, lees je bij aanbetaling vragen. Hoe je nummers zonder gaten laat doorlopen, lees je bij factuurnummers.

Bron: Belastingdienst, facturen maken, Belastingdienst, factuureisen

Veelgestelde vragen

Is een proforma factuur een echte factuur?

Nee. Met een proforma laat je zien wat je klant gaat betalen. Hij telt niet mee voor je btw-aangifte en je klant kan er geen btw mee aftrekken. Zet er duidelijk op dat het een proforma is.

Moet een proforma factuur een factuurnummer hebben?

Niet uit je fiscale reeks. Geef hem een eigen nummer, bijvoorbeeld PF-2026-0007. Dan lopen je factuurnummers zonder gaten door en verwar je een proforma nooit met een factuur.

Wanneer moet ik de echte factuur maken?

Zodra je klant betaalt of zodra je levert, wat het eerst gebeurt. Een vooruitbetaling is een btw-moment: je bent de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt, en een bedrijf krijgt daarvoor een factuur. Die factuur moet er in de regel uiterlijk op de 15e van de maand na de levering zijn.

Mag ik de proforma gewoon omzetten in de factuur?

Ja, als de factuur alle verplichte gegevens heeft en een eigen nummer uit je reeks krijgt. In UurFact doe je dat met één klik: de regels blijven gelijk, de factuur krijgt het volgende nummer en de proforma blijft bewaard.

Wat is het verschil met een offerte?

Een offerte is een aanbod dat je klant nog moet accepteren. Een proforma stuur je als de afspraak al staat en je vooraf betaald wilt worden, of als je klant een document nodig heeft voor een aanvraag of een budget.

Geldt dit ook bij een aanbetaling?

Ja. Betaalt je klant een deel vooraf, dan ben je over dat deel btw verschuldigd en maak je daarvoor een aanbetalingsfactuur. De rest factureer je later, met de aanbetaling eraf.

Verder lezen

Meld je aan

UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Met een gratis account maak je 5 facturen en proforma's per maand. UurFact bewaart ze allemaal en je klant krijgt ze als deellink.