Factuurnummers: zo doe je het goed
Elke factuur krijgt een eigen nummer en je nummers lopen door zonder gaten. Dat is eigenlijk de hele regel. Hieronder lees je hoe je een reeks kiest, wat je doet bij de jaarwisseling of als er iets fout staat, en waarom offertes een eigen reeks krijgen.
Bijgewerkt op
Een reeks die altijd klopt
- 2026-0001factuur
- 2026-0002factuur
- 2026-0003creditfactuur, zelfde reeks
- 2026-0004factuur
- 2026-0005volgende factuur
Eerst het jaar, dan een volgnummer dat elk jaar opnieuw bij 0001 begint. Zo zie je meteen uit welk jaar een factuur komt en blijft je reeks overzichtelijk. Een creditfactuur krijgt gewoon het volgende nummer in dezelfde reeks.
Dit gaat vaak mis
- Een nummer twee keer gebruiken, bijvoorbeeld omdat je een oude factuur aanpast. Elk nummer mag maar één keer voorkomen; dat eist de wet.
- Een verstuurde factuur weggooien. Je corrigeert met een creditfactuur, zodat de reeks compleet blijft.
- Gaten in de reeks door een vergeten of verwijderde factuur. Schrijf op wat er is gebeurd, dan kun je het bij een controle uitleggen.
- Offertes in dezelfde reeks als je facturen. Het mag, maar het maakt je reeks onoverzichtelijk: een offerte is geen factuur voor de btw.
Wat de Belastingdienst vraagt
Een factuur krijgt een opeenvolgend nummer en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Zo is je administratie te controleren: je kunt elke factuur terugvinden, en als er één ontbreekt, valt dat op. Meer eist de wet niet. Je hoeft dus niet bij 1 te beginnen en je mag het jaar in het nummer zetten.
De jaarwisseling
Zet je het jaar in je nummer, dan begin je op 1 januari weer bij 0001. Welk jaar het is, hangt af van de factuurdatum: een factuur die je op 31 december maakt, hoort bij het oude jaar. Werk je zonder jaar in het nummer, dan tel je gewoon door.
Als er iets fout staat
Een verstuurde factuur pas je niet meer aan, ook het nummer niet. Klopt het bedrag niet, of staat de verkeerde klant erop, dan maak je een creditfactuur voor hetzelfde bedrag met een minteken en daarna een nieuwe factuur. Beide krijgen het volgende nummer in je reeks. Zo blijft alles na te gaan en hoef je bij een controle niets uit te leggen.
Overstappen van een ander programma
Neem je oude facturen mee met hun eigen nummer en ga verder waar je was gebleven. Je reeks loopt dan gewoon door, ook als je van programma wisselt. Importeren kan in UurFact met Pro.
In UurFact
UurFact geeft elke factuur en creditfactuur vanzelf het volgende nummer, per jaar en zonder gaten. Offertes en proforma's hebben een eigen reeks. Een geboekte factuur verandert niet meer; corrigeren doe je met een creditfactuur. Stap je over, dan stel je zelf in bij welk nummer UurFact verdergaat.
Veelgestelde vragen
Moet een factuurnummer met 1 beginnen?
Nee. De nummers moeten opeenvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Je kunt beginnen waar je wilt, bijvoorbeeld bij 2026-0001 of 1001.
Mag er een gat in mijn nummering zitten?
Liever niet. Bij een controle komt dan de vraag waar die factuur is gebleven. Zit er toch een gat in, bijvoorbeeld door een fout in je programma, schrijf dan op wat er is gebeurd.
Mag ik een factuur verwijderen?
Een verstuurde factuur niet. Klopt er iets niet, dan maak je een creditfactuur die hem ongedaan maakt, en daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer. Zo blijft je reeks compleet.
Krijgen offertes en proforma's ook een factuurnummer?
Nee. Dat zijn geen facturen voor de btw. Geef ze een eigen reeks, bijvoorbeeld OFF-2026-0001, zodat ze nooit met je facturen door elkaar lopen.
Mag ik meerdere reeksen gebruiken?
Ja, als elke reeks op zichzelf doorloopt en uniek is, bijvoorbeeld een reeks per handelsnaam. Houd het wel simpel: voor de meeste zzp'ers is één reeks genoeg.
Meld je aan
UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Met een gratis account maak je 5 facturen en proforma's per maand. UurFact bewaart ze allemaal en je klant krijgt ze als deellink.