Klant betaalt niet: zo krijg je alsnog je geld
Staat een factuur na de vervaldatum nog open, dan volg je een vaste volgorde. Meestal is een vriendelijke herinnering genoeg. Helpt die niet, dan ga je stap voor stap verder, van aanmaning en ingebrekestelling tot incasso en rechter. Hieronder zie je per stap wanneer je hem zet, wat je doet en waar je er meer over leest.
Bijgewerkt op
- 1
Een duidelijke betaaltermijn op je factuur
Wanneer: Voordat je de factuur verstuurt.
Wat je doet: Zet een vervaldatum op de factuur, naast je IBAN en het factuurnummer. Dan weet je klant precies wanneer hij moet betalen, en kun jij later laten zien sinds wanneer hij te laat is.
- 2
Een vriendelijke herinnering
Wanneer: Enkele dagen tot een week na de vervaldatum.
Wat je doet: Bel je klant eventueel eerst, of stuur een korte mail met de factuur erbij. Vaak is de factuur gewoon vergeten of kwijt. Schrijf erin dat je wettelijke rente gaat rekenen als hij niet alsnog betaalt.
- 3
Een aanmaning, bij een particulier de veertiendagenbrief
Wanneer: Als de herinnering niets oplevert.
Wat je doet: Een zakelijkere brief met een nieuwe, korte termijn en wat er daarna gebeurt. Is je klant een particulier, dan stuur je de veertiendagenbrief: je geeft hem veertien dagen om te betalen, ingaand op de dag na ontvangst, en noemt het bedrag aan incassokosten dat anders volgt. Zonder die brief mag je een particulier geen incassokosten rekenen. Stuur de brief zo dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen.
- 4
Een ingebrekestelling
Wanneer: Als ook de aanmaning niets oplevert en je naar juridische stappen toe gaat.
Wat je doet: Een laatste schriftelijke waarschuwing met een vaste termijn en de gevolgen als je klant dan nog niet betaalt, zoals incasso of een rechtszaak. Wat erin moet staan en welke termijn redelijk is, lees je op de pagina over de ingebrekestelling.
- 5
Wettelijke rente en incassokosten
Wanneer: De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum. Incassokosten komen erbij als je klant niet betaalt na je aanmaning.
Wat je doet: Reken beide uit met de twee rekenhulpen en zet ze op je aanmaning. Rente en incassokosten staan los van elkaar, je mag allebei rekenen. De incassokosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van € 40.
- 6
Incassobureau of deurwaarder, en de kantonrechter
Wanneer: Als al het voorgaande niets oplevert en het bedrag de moeite waard is.
Wat je doet: Een incassobureau stuurt aanmaningen, maar kan niets afdwingen. Dat kan een deurwaarder, die beslag legt, maar daarvoor is meestal eerst een vonnis van de rechter nodig. Voor zaken tot en met € 25.000 is dat de kantonrechter, en een advocaat is daar niet verplicht. Een rechtszaak kost wel geld, zoals griffierecht en de kosten van de deurwaarder, en ook tijd. Vraag een jurist of incassobureau of het in jouw geval loont.
Kies een incassobureau dat in het register van Justis staat. Staat het bureau er niet in, dan hoeft een klant met een schuld sinds 1 oktober 2026 geen incassokosten en oplopende rente te betalen. De factuur zelf moet hij nog wel betalen.
Particulier of bedrijf: wat verandert er?
Een particulier is iemand die niet voor zijn beroep of bedrijf bij je koopt. Een eenmanszaak of zzp'er telt als bedrijf. Het verschil bepaalt vooral of je een veertiendagenbrief moet sturen.
| Onderwerp | Particulier | Bedrijf |
|---|---|---|
| Veertiendagenbrief | Verplicht. Pas daarna mag je incassokosten rekenen. | Niet verplicht. Een duidelijke aanmaning is wel verstandig. |
| Wettelijke rente | De gewone wettelijke rente, die lager is. | De handelsrente, die hoger is. |
| Incassokosten | De wettelijke staffel. Je mag er niet van afwijken. | De wettelijke staffel, tenzij je in je voorwaarden iets anders hebt afgesproken. |
Een betalingsregeling aanbieden
Kan je klant het bedrag niet in één keer betalen, vraag dan eerst of een korte uitsteltermijn lukt, bijvoorbeeld een week. Lukt dat niet, spreek dan een betalingsregeling af en zet die op papier. Noem de bedragen en de data, en spreek af dat de regeling stopt als je klant een termijn mist. Zet er ook in of je de rente en incassokosten laat staan of laat vallen. Bied alleen een regeling aan die je klant kan volhouden, want een regeling die mislukt levert alleen een nieuwe achterstand op.
Wat UurFact doet
- De vervaldatum. Elke factuur heeft een vervaldatum, dus je ziet altijd sinds wanneer een klant te laat is.
- Wat openstaat. In je overzicht zie je het totaal van de openstaande facturen en kom je met één klik bij de lijst met facturen die nog open staan.
- Herinneringen (Pro). Bij een geboekte factuur stuur je in één klik een herinnering, met de factuur en de deellink erbij. Je kunt ook één herinnering automatisch laten versturen. Hoeveel dagen na de vervaldatum, stel je zelf in.
- De klant-saldopagina. Per klant maak je een link die alleen de openstaande facturen van die klant laat zien, meer niet. Je kunt de link intrekken. Handig als één klant meerdere facturen heeft laten liggen. Betalen met iDEAL op die pagina komt straks.
UurFact incasseert niet, schrijft je brieven niet voor je en geeft geen juridisch advies. De voorbeeldteksten voor de herinnering en de veertiendagenbrief vind je bij de betalingsherinnering. Weet je niet zeker wat in jouw situatie mag, vraag het dan een jurist, een incassobureau of je boekhouder.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan klant betaalt factuur niet, Rijksoverheid, hoogte incassokosten, Rijksoverheid, geen incassokosten bij niet geregistreerde incassodienstverlener, Burgerlijk Wetboek, artikel 6:96, Rechtspraak, kantonrechter binnen het civiel recht, Rechtspraak, procedure bij de kantonrechter, Rechtspraak, kosten van een rechtszaak
Veelgestelde vragen
Hoe snel moet ik reageren als een factuur niet betaald is?
Zodra de vervaldatum voorbij is, is je klant te laat. Wacht een paar dagen, want een factuur is vaak gewoon vergeten, en stuur dan een vriendelijke herinnering. Bel je klant eventueel eerst: dat werkt vaak het best.
Mag ik meteen een incassobureau inschakelen?
Dat mag, maar stuur eerst zelf een herinnering en een aanmaning. Aan een particulier mag je pas incassokosten rekenen nadat je hem een aanmaning hebt gestuurd met veertien dagen om te betalen. Een incassobureau kan niets afdwingen: dat kan alleen een deurwaarder, meestal na een vonnis van de rechter. Kies een bureau dat in het register van Justis staat.
Hoe lang kan ik een onbetaalde factuur nog innen?
Meestal verjaart een factuur vijf jaar na de vervaldatum. Verkoop je spullen aan een particulier, dan is dat twee jaar. Stuur je je klant voor het einde van die termijn een schriftelijke herinnering, dan begint de termijn opnieuw. Dat heet stuiten. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan een jurist.
Mijn klant zegt dat de factuur niet klopt. Wat nu?
Dan is het geen betalingsachterstand maar een geschil. Praat eerst met je klant, leg schriftelijk vast wat jullie afspreken en pas daarna zo nodig de factuur aan met een creditfactuur. Herinneringen, rente en incassokosten zijn voor facturen waar geen discussie over is.
Kan ik de btw terugvragen over een factuur die niet wordt betaald?
Ja. Betaalt je klant de factuur niet of maar deels, dan heb je de btw er wel over afgedragen maar niet ontvangen. Die btw kun je terugvragen bij de Belastingdienst. Hoe dat precies werkt, lees je op Belastingdienst.nl. Twijfel je, vraag het je boekhouder.
Meld je aan
UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Met een gratis account maak je 5 facturen en proforma's per maand. UurFact bewaart ze allemaal en je klant krijgt ze als deellink.