Offerte of factuur: wat is het verschil?
Een offerte is een voorstel voor je klant, nog geen opdracht en geen factuur. De factuureisen van de Belastingdienst gelden daarom niet voor een offerte. Je zet er toch alles op wat je klant moet weten: wie je bent, wat je gaat doen, wat het kost en tot wanneer het aanbod staat.
Een offerte hoort ook niet in je btw-aangifte. Pas als je een factuur maakt of je klant vooruit betaalt, ben je btw verschuldigd. Twijfel je over het moment in jouw situatie, vraag het dan je boekhouder. Geef je offertes een eigen nummer, los van je facturen: factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, offertenummers hoeven dat niet te zijn.
Hoe lang is een offerte geldig?
Dat bepaal je zelf. Zet de geldigheidsduur er altijd op: Ondernemersplein noemt die als vast onderdeel van een offerte. Dertig dagen is gebruikelijk. Bij een trouwdag of een andere vaste datum kun je ook een kortere termijn kiezen, anders houd je die dag lang vrij voor iemand die misschien afhaakt.
In UurFact vul je Geldig tot in. Is die datum voorbij, dan kan je klant via de link niet meer akkoord geven en zet UurFact de offerte niet meer om in een factuur. UurFact laat je weten dat de offerte is verlopen.
Is een offerte bindend?
Zodra je klant de offerte accepteert, is het volgens Ondernemersplein juridisch een bindend contract. Tot dat moment is het een voorstel. Zet er dus alleen op wat je ook wilt leveren, voor de prijs die je noemt.
Is je klant een particulier, dan kan een wettelijke bedenktijd gelden. Volgens ConsuWijzer is dat bij een dienst die iemand online of telefonisch afneemt 14 dagen na het sluiten van de overeenkomst. Wordt iemand ingehuurd voor een bepaalde datum, zoals een cateraar of een artiest, dan is er geen bedenktijd. Een zakelijke klant heeft volgens Ondernemersplein geen wettelijke bedenktijd. Of dit voor jouw opdracht geldt, vraag je een jurist.
Vaste prijs of richtprijs?
Spreek je met een particulier van tevoren een vaste prijs af, dan mag je de prijs achteraf volgens ConsuWijzer niet zomaar verhogen. Een richtprijs is een schatting. Die mag volgens ConsuWijzer alleen met toestemming van je klant meer dan 10% hoger uitvallen, en je moet je klant op tijd waarschuwen als het duurder dreigt te worden.
Zet dus in de offerte om welke van de twee het gaat. In het voorbeeld hierboven is de dagreportage een vaste prijs voor tien uur, met een uurtarief voor extra uren. Twijfel je over de tekst voor jouw situatie, laat hem dan nakijken door een jurist.
Een aanbetaling in je offerte
Staat er een aanbetaling in je offerte, dan weet je klant vooraf wat hij wanneer betaalt. Hoeveel je vraagt, wat je bij annuleren houdt en hoe de btw werkt, lees je bij aanbetaling vragen. In dit voorbeeld is het 30% van het bedrag zonder btw, dus € 583,30 plus btw. Omdat de offerte twee btw-tarieven heeft, verdeelt UurFact de aanbetaling over beide tarieven, in dezelfde verhouding als in de offerte.
Wat gebeurt er na akkoord?
- Je klant geeft akkoord. Hij opent de link en vult zijn naam in. UurFact legt naam en tijdstip vast en laat je weten dat de offerte is geaccepteerd. De offerte blijft bewaard met het akkoord erbij.
- Met één klik wordt het een factuur. Van de geaccepteerde offerte maak je een factuur of een proforma, met dezelfde regels en het volgende nummer in de juiste reeks. Een offerte wordt hooguit één keer omgezet. Een factuur of proforma telt mee voor de vijf die je gratis per maand maakt, de offerte zelf niet.
- Of eerst een aanbetaling. Met Pro maak je van de geaccepteerde offerte eerst een aanbetalingsfactuur. Na de trouwdag klik je op Maak eindfactuur. Je krijgt dan een concept met de hele opdracht en de aanbetaling er al af, dat je zelf controleert en boekt.
- Je klant betaalt. Je klant maakt het bedrag over naar je rekening. Betalen met iDEAL via de link komt er straks bij.
Meer over deze stappen voor een trouwfotograaf lees je bij UurFact voor fotografen. Met het gratis abonnement maak je onbeperkt offertes. Aanbetalingen zitten in Pro, voor € 4 per maand bij jaarlijks betalen, exclusief btw.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan offerte maken, ConsuWijzer, wanneer mag een dienstverlener de prijs verhogen, ConsuWijzer, bedenktijd, Ondernemersplein, bedenktijd bij verkoop, Belastingdienst, factuureisen