Ingebrekestelling voor een zakelijke klant
Onderwerp: Ingebrekestelling: factuur [factuurnummer]
Formeel, met u: dit is een juridische stap.
Een ingebrekestelling sturen
Een ingebrekestelling is een brief waarin je je klant een laatste, redelijke termijn geeft om te betalen. Doet de klant dat niet, dan is hij in verzuim. Bij een factuur met een afgesproken vervaldatum is hij dat vaak al zonder brief, dus kijk eerst of je hem nodig hebt. Hieronder staat uitleg en een voorbeeldbrief voor een zakelijke klant.
Bijgewerkt op
Voorbeeldbrief ingebrekestelling
Vervang de delen tussen vierkante haken. Stuur er een kopie van de factuur bij en reken de rente en incassokosten eerst uit met de rekenhulp voor wettelijke rente en de rekenhulp voor incassokosten. Is je klant een particulier? Gebruik dan de veertiendagenbrief.
Wat een ingebrekestelling doet
De wet zegt in artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek dat je klant in verzuim komt als je hem schriftelijk aanmaant, hem daarbij een redelijke termijn geeft en hij binnen die termijn niet betaalt. Verzuim betekent dat je klant juridisch te laat is. Het Juridisch Loket noemt de ingebrekestelling daarom een laatste kans. Houdt de ander zich daarna nog niet aan de afspraak, dan kun je de overeenkomst ontbinden en schadevergoeding vragen.
Wanneer je hem nodig hebt, en wanneer niet
Het hangt af van de afspraak over de betaaltermijn.
- Er is een vaste betaaltermijn afgesproken en die is voorbij. Dan is je klant volgens artikel 6:83 onder a in verzuim zonder dat je hem eerst in gebreke hoeft te stellen, tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking had. Zo'n afgesproken uiterste datum heet in de juridische praktijk een fatale termijn. Staat de vervaldatum in je offerte, overeenkomst of voorwaarden, dan werkt het dus meestal zo. Lees ook wat er in de uitleg over de betalingstermijn staat. Twijfel je of jouw afspraak een vaste termijn is, vraag dan een jurist.
- Er is geen vaste betaaltermijn. Dan komt je klant pas in verzuim nadat je hem een redelijke termijn hebt gegeven. Hier heb je de ingebrekestelling wel nodig.
- Je klant zegt dat hij niet gaat betalen. Artikel 6:82 lid 2 zegt dat een aanmaning met een termijn niet hoeft als die nutteloos zou zijn. Een schriftelijke mededeling dat je hem aansprakelijk stelt is dan genoeg.
- Je klant is een particulier en je wilt incassokosten rekenen. Dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen, de veertiendagenbrief (zie verderop).
Ook als je hem niet strikt nodig hebt, kan een laatste brief met een duidelijke datum helpen. Dan weet je klant precies wat er gebeurt, en heb je op papier wat je hebt gedaan. Staat er in je algemene voorwaarden een incassoprocedure, dan is het verstandig die te volgen.
Herinnering, aanmaning, sommatie en ingebrekestelling
- Herinnering. De eerste stap, enkele dagen na de vervaldatum, meestal vriendelijk. Stuur een kopie van de factuur mee. Zie hoe je een betalingsherinnering schrijft.
- Aanmaning. Een formele brief met een betaaltermijn van veertien dagen, waarin je de incassokosten en de juridische stappen noemt die volgen als de klant niet betaalt. Ondernemersplein noemt dit ook een sommatiebrief.
- Sommatie. Een ander woord voor een aanmaning.
- Ingebrekestelling. De aanmaning in de zin van artikel 6:82: de brief met een redelijke termijn waardoor je klant in verzuim komt als hij niet betaalt.
In de praktijk is het dus vaak dezelfde brief met een andere naam. Waar het om gaat, is dat de brief doet wat je nodig hebt: een duidelijke termijn en duidelijke gevolgen.
Wat erin moet
- Waar het om gaat. Factuurnummer, factuurdatum, wat je hebt geleverd en het bedrag.
- Een redelijke termijn, met een datum. De wet noemt geen aantal dagen. Ondernemersplein noemt veertien dagen voor een aanmaning. Schrijf de datum erbij, niet alleen “binnen veertien dagen”, dan valt er niets over te discussiëren.
- Wat er gebeurt als je klant niet betaalt. Wettelijke rente, incassokosten en een incassobureau of deurwaarder. Meld ook dat je wettelijke rente rekent: Ondernemersplein schrijft dat je je klant dat moet laten weten, bijvoorbeeld op de factuur of in de herinnering.
- Dat het een ingebrekestelling is. Schrijf het er gewoon in: “Met deze brief stel ik u in gebreke.”
- Hoe je klant kan betalen. Rekeningnummer, factuurnummer als omschrijving en een manier om je te bereiken.
Hoe je hem verstuurt, en waarom bewijs telt
Het Juridisch Loket zegt dat je de brief per post of per e-mail kunt sturen. Wil je later kunnen bewijzen dat je klant hem kreeg, bijvoorbeeld omdat het tot de rechter kan komen, dan is het genoeg als hij schriftelijk reageert. Reageert hij niet, stuur de brief dan aangetekend. Ondernemersplein raadt aan een aanmaning per post en per mail te sturen, en aangetekend met ontvangstbevestiging als je zeker wilt zijn dat hij aankomt.
Bewaar een kopie van de brief, het verzendbewijs en het bewijs dat de brief is ontvangen, geweigerd of niet is opgehaald. Als je klant later zegt dat hij niets kreeg, heb jij het in handen.
Wat daarna komt
Betaalt je klant binnen de termijn, dan is de zaak klaar. Zo niet, dan zijn er drie dingen.
- Wettelijke rente. Bij een zakelijke klant geldt de rente voor handelstransacties. Bereken hem met de rekenhulp voor wettelijke rente.
- Incassokosten. Het minimum is € 40 en het maximum € 6.775. Bij een bedrijf kun je in een contract een ander bedrag afspreken, anders geldt de wettelijke staffel. Reken het uit met de rekenhulp voor incassokosten.
- Incassobureau of deurwaarder. Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek te betalen, maar mag niemand dwingen. Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten en daarna dwangmiddelen gebruiken, meestal pas met een vonnis van de rechter.
Welke stappen in welke volgorde, staat in het overzicht klant betaalt niet.
De veertiendagenbrief voor een particulier
Is je klant een particulier, dan werkt het anders. Wil je incassokosten rekenen, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen, waarin je de kosten noemt die volgen. Dat is de veertiendagenbrief, en die staat met een voorbeeld op de pagina over de veertiendagenbrief. Hij lijkt op een ingebrekestelling, want hij geeft een termijn en noemt de gevolgen, maar de wet vraagt hem voor een ander doel. Wil je zeker weten dat één brief allebei doet, vraag dan een jurist.
In UurFact
Met Pro stuur je bij een geboekte factuur in één klik een herinnering, met de factuur en de deellink erbij. Je kunt herinneringen ook automatisch laten versturen. Hoeveel dagen na de vervaldatum, stel je zelf in. Een ingebrekestelling maakt UurFact niet voor je: die stuur je zelf, bijvoorbeeld met de brief op deze pagina. Dit is uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan een jurist.
Bron: Burgerlijk Wetboek, artikel 6:82, artikel 6:83, Ondernemersplein, stappenplan klant betaalt factuur niet, Ondernemersplein, betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente, Juridisch Loket, voorbeeldbrief ingebrekestelling
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een aanmaning en een ingebrekestelling?
In het dagelijks gebruik zijn het bijna dezelfde brief. Ondernemersplein noemt een aanmaning een formele brief (ook wel sommatiebrief) met een betaaltermijn van veertien dagen en een melding van de incassokosten en juridische stappen die volgen. In de wet is de ingebrekestelling een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn (artikel 6:82 BW). Het verschil zit in wat de brief moet bereiken: de ingebrekestelling laat het verzuim ingaan, de aanmaning bij een particulier is de voorwaarde om incassokosten te mogen rekenen. Voldoet je brief aan beide eisen, dan doet hij beide.
Moet ik een ingebrekestelling sturen voordat ik een incassobureau inschakel?
Bij een bedrijf als klant hoeft dat niet. Ondernemersplein schrijft dat je dan de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden kunt volgen. Staat daar een aanmaning in, doe dan wat je zelf hebt afgesproken. Bij een particulier moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen, de veertiendagenbrief.
Hoeveel dagen moet ik mijn klant geven?
De wet noemt een redelijke termijn en geeft geen aantal dagen. Ondernemersplein noemt veertien dagen voor een aanmaning, dus dat is een goed uitgangspunt voor een gewone factuur. Is het bedrag groot of is er meer nodig dan alleen overmaken, vraag dan een jurist welke termijn redelijk is.
Mag ik een ingebrekestelling per e-mail sturen?
Het Juridisch Loket noemt post of e-mail als mogelijkheid. Reageert je klant schriftelijk op je mail, dan heb je bewijs dat hij hem kreeg. Reageert hij niet, stuur de brief dan aangetekend. Ondernemersplein raadt aan een aanmaning per post en per mail te sturen en kopieën te bewaren.
Heb ik een ingebrekestelling nodig als de vervaldatum al voorbij is?
Meestal niet om je klant in verzuim te brengen. Is er een vaste betaaltermijn afgesproken en is die voorbij, dan is je klant volgens artikel 6:83 BW in verzuim zonder ingebrekestelling, tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking had. Een brief met een laatste termijn kan toch verstandig zijn, bijvoorbeeld omdat je voorwaarden dat voorschrijven. Twijfel je of jouw afspraak zo'n vaste termijn is, vraag dan een jurist.
Meld je aan
UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Met een gratis account maak je 5 facturen en proforma's per maand. UurFact bewaart ze allemaal en je klant krijgt ze als deellink.