Herinnering (vriendelijk)
Onderwerp: Herinnering: factuur [factuurnummer]
Een betalingsherinnering sturen
Meestal heeft je klant een factuur gewoon vergeten en is het geen onwil. Met een rustige herinnering op het juiste moment ben je vaak al na één bericht betaald, en blijft de sfeer goed. Hieronder staan de stappen en drie teksten die je zo kunt gebruiken.
Bijgewerkt op
- 1
Vervaldatum
De betaaltermijn op je factuur is om. Doe nog niets: veel klanten betalen een paar dagen te laat.
- 2
Na een week: herinnering
Een korte, vriendelijke mail. Ga ervan uit dat je klant het vergeten is, en stuur de factuur mee als bijlage of link.
- 3
Na twee weken: aanmaning
Zakelijker van toon, met een nieuwe termijn. Bij een particulier is dit de veertiendagenbrief, waarin je het bedrag aan incassokosten noemt.
- 4
Daarna: kosten en rente
Betaalt je klant dan nog niet, dan mag je incassokosten en wettelijke rente rekenen of een incassobureau inschakelen.
Drie teksten om te kopiëren
Vervang de delen tussen vierkante haken. Het bedrag aan incassokosten reken je uit met de rekenhulp.
Aanmaning voor een bedrijf
Onderwerp: Aanmaning: factuur [factuurnummer]
Veertiendagenbrief voor een particulier
Onderwerp: Laatste herinnering: factuur [factuurnummer]
Deze is bewust formeler, met u, want dit is een juridische stap.
Toon: rustig en concreet
Noem altijd het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum en je rekeningnummer. Dan kan je klant direct betalen zonder iets op te zoeken. Dreig niet in de eerste herinnering; vaak is één vriendelijk bericht genoeg.
Bij een particulier is de veertiendagenbrief verplicht
Wil je incassokosten rekenen aan een particulier, dan moet je eerst een brief sturen met een termijn van veertien dagen. Die termijn gaat in op de dag nadat je klant de brief heeft ontvangen. In de brief noem je ook het bedrag aan incassokosten dat anders volgt. Bij een bedrijf hoeft dat niet, maar een duidelijke aanmaning is ook daar verstandig.
In UurFact
Met Pro stuur je bij een geboekte factuur in één klik een herinnering, met de factuur en de deellink erbij. Je kunt herinneringen ook automatisch laten versturen. Hoeveel dagen na de vervaldatum, stel je zelf in.
Veelgestelde vragen
Wanneer stuur ik de eerste herinnering?
Meestal een paar dagen tot een week na de vervaldatum. Vaak is een factuur gewoon vergeten, en dan is een vriendelijke herinnering genoeg.
Hoeveel herinneringen moet ik sturen?
Daar staat niets over in de wet. Meestal sturen ondernemers er twee: een vriendelijke herinnering en daarna een aanmaning met een duidelijke termijn. Wil je incassokosten rekenen aan een particulier, dan moet je eerst de brief met de veertiendagentermijn sturen.
Mag ik een herinnering per e-mail sturen?
Ja. Bewaar wel een kopie, zodat je kunt aantonen dat je hem hebt verstuurd. Bij een particulier gaat de veertiendagentermijn in op de dag na ontvangst, dus tel een dag of twee extra mee.
Wat als mijn klant het er niet mee eens is?
Dan is het geen betalingsachterstand maar een geschil. Praat eerst met je klant en leg schriftelijk vast wat jullie afspreken. Herinneringen en incassokosten zijn voor facturen waar geen discussie over is.
Meld je aan
UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Met een gratis account maak je 5 facturen en proforma's per maand. UurFact bewaart ze allemaal en je klant krijgt ze als deellink.