Veertiendagenbrief voor een particulier
Onderwerp: Laatste herinnering: factuur [factuurnummer]
Deze brief is bewust formeler, met u, want dit is een juridische stap.
De WIK-brief: eisen en voorbeeld
De WIK-brief, ook wel veertiendagenbrief genoemd, is de laatste herinnering die je aan een particulier stuurt voordat je incassokosten mag rekenen. Je geeft je klant 14 dagen om te betalen en je noemt precies hoeveel de incassokosten worden als dat niet lukt. Aan een bedrijf hoef je hem niet te sturen. Hieronder staan de eisen, de fouten die vaak voorkomen en een complete brief om te kopiëren.
Bijgewerkt op
- 1
Veertien dagen
Je geeft je klant minimaal veertien dagen om te betalen. Die termijn gaat in op de dag nadat je klant de brief heeft ontvangen, niet op de dag dat jij hem verstuurt.
- 2
Het precieze bedrag
Je noemt in euro's hoeveel incassokosten je rekent als je klant niet op tijd betaalt. Dat bedrag mag niet hoger zijn dan het wettelijke maximum.
- 3
Wat er anders gebeurt
Je schrijft dat de incassokosten verschuldigd worden als je klant niet binnen de termijn betaalt, bovenop het openstaande bedrag.
- 4
De vordering
Je noemt om welke factuur het gaat, met factuurnummer, vervaldatum en openstaand bedrag. Dan weet je klant precies wat er niet is betaald.
Een complete voorbeeldbrief
Vervang de delen tussen vierkante haken. Het bedrag aan incassokosten reken je uit met de rekenhulp. Haal de zin over je eerdere herinnering weg als je die niet hebt gestuurd.
Rekenvoorbeeld: een factuur van € 450
De incassokosten zijn 15% over de eerste € 2.500, dus 15% van € 450 is € 67,50. Dat is meer dan het minimum van € 40, dus je mag € 67,50 rekenen. Doe je het zelf, zonder incassobureau, dan komt er geen btw bij.
- Openstaande factuur, inclusief btw
- € 450,00
- Incassokosten, 15% van € 450
- € 67,50
- Totaal als je klant niet op tijd betaalt
- € 517,50
De wettelijke rente komt hier nog bovenop. In de brief vul je dan [incassokosten] in als € 67,50 en [bedrag plus incassokosten] als € 517,50.
Wanneer is de WIK-brief verplicht?
Alleen bij een particulier: een persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Aan zo iemand mag je pas incassokosten rekenen als je hem na de vervaldatum hebt aangemaand om binnen veertien dagen te betalen, met vermelding van wat er gebeurt als hij dat niet doet (artikel 6:96 lid 6 BW). Daar kun je in je algemene voorwaarden niet van afwijken (lid 5).
Bij een zakelijke klant hoeft het niet. Ondernemersplein schrijft dat je bij een bedrijf niet verplicht bent een aanmaning te sturen, en volgens artikel 6:96 lid 4 BW heb je bij een zakelijke klant al recht op minimaal € 40 vanaf de dag na de uiterste betaaldatum. Wil je een bedrijf wel formeel aanmanen, lees dan hoe een ingebrekestelling werkt. De stappen daarvoor, van herinnering tot incasso, staan bij je klant betaalt niet.
Zo verstuur je de brief en bewaar je het bewijs
Jij moet kunnen aantonen dat de brief aan de eisen voldoet en dat je klant hem heeft ontvangen. Daarom adviseert Ondernemersplein de aanmaning zowel per post als per e-mail te sturen en kopieën te bewaren. Wil je het zeker weten, dan kun je hem aangetekend sturen met ontvangstbevestiging.
Bewaar de brief precies zoals je hem verstuurde, de verzenddatum en het bewijs van ontvangst. Noteer ook op welke dag de brief is aangekomen, want vanaf de dag daarna tellen de veertien dagen. Komt de brief dinsdag 3 november aan, dan loopt de termijn van woensdag 4 november tot en met dinsdag 17 november. Zet daarom in de brief geen vaste einddatum, maar schrijf dat de termijn ingaat op de dag na ontvangst.
Wat mag je rekenen?
De incassokosten zijn een percentage van het openstaande bedrag, volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere. Het minimum is € 40 en het maximum € 6.775. Is de factuur € 266,67 of lager, dan is het dus € 40. Je mag ook minder rekenen dan het maximum.
Btw komt er alleen bij als je een incassobureau of deurwaarder inschakelt, je de btw die zij rekenen niet kunt verrekenen en je dat in de brief uitdrukkelijk zegt (artikel 2 lid 3 van het Besluit). Doe je het zelf, zonder incassobureau of deurwaarder, dan komt er geen btw over de incassokosten. Hoe het uitpakt bij jouw bedrag, zie je in de rekenhulp voor incassokosten.
Veelgemaakte fouten
- Een te korte termijn. Zeven dagen of "per direct" is niet genoeg. Het zijn minstens veertien dagen.
- Geen bedrag. "Incassokosten volgens de wet" is te vaag. Volgens Rijksoverheid moet in de herinnering staan hoe hoog de incassokosten zijn als je klant niet op tijd betaalt.
- De termijn vanaf de verzenddatum rekenen. De termijn begint op de dag na ontvangst. Een brief heeft altijd een of meer dagen nodig om aan te komen.
- Kosten rekenen voor de brief zelf. De aanmaning aan een consument is kosteloos.
- De brief te vroeg sturen. Je klant moet eerst te laat zijn, dus wacht tot de betaaltermijn van de factuur voorbij is.
Mist er een van de punten of is een punt onduidelijk, dan mag je geen incassokosten rekenen. Je moet dan een nieuwe brief met een nieuwe termijn sturen. Weet je niet zeker of jouw brief klopt, vraag het dan je boekhouder.
In UurFact
Met Pro stuur je bij een geboekte factuur een herinnering, met de factuur en de deellink erbij. Je kunt ook instellen dat onbetaalde facturen automatisch een herinnering krijgen, een aantal dagen na de vervaldatum. Die herinnering is vriendelijk van toon en geen veertiendagenbrief: er staat geen termijn van 14 dagen in en geen bedrag aan incassokosten. De WIK-brief schrijf je dus zelf, met de tekst hierboven, en je stuurt hem met de factuur als bijlage.
Bron: Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96, Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, Rijksoverheid, hoeveel betaal ik voor incassokosten, Rijksoverheid, wanneer krijg ik te maken met een incassobureau, Ondernemersplein, betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente, Ondernemersplein, stappenplan klant betaalt factuur niet, Consumentenbond, incassokosten
Veelgestelde vragen
Moet ik een WIK-brief aan een bedrijf sturen?
Nee. Bij een zakelijke klant is een aanmaning niet verplicht, je kunt de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen. De wet geeft je bij zakelijke klanten ook zonder brief recht op minimaal € 40, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum. Toch is een duidelijke aanmaning ook bij een bedrijf verstandig. Twijfel je over je situatie, vraag het dan je boekhouder.
Mag ik de veertiendagenbrief per e-mail sturen?
Dat mag, maar jij moet kunnen aantonen dat je klant de brief heeft ontvangen. Ondernemersplein adviseert de aanmaning per post en per e-mail te sturen en kopieën te bewaren. Wil je zeker zijn, dan kun je hem aangetekend sturen met ontvangstbevestiging.
Wat als mijn klant binnen veertien dagen betaalt?
Dan zijn er geen incassokosten verschuldigd. De kosten in je brief gelden alleen voor het geval je klant niet op tijd betaalt. Je klant betaalt dan gewoon het bedrag van de factuur.
Wat als er iets ontbreekt in mijn brief?
Dan mag je geen incassokosten rekenen. Je stuurt een nieuwe brief met een nieuwe termijn van veertien dagen, die opnieuw ingaat op de dag na ontvangst.
Mag ik kosten rekenen voor het versturen van de herinnering zelf?
Nee. De aanmaning aan een consument is kosteloos. Je mag alleen de incassokosten rekenen die je in de brief hebt aangekondigd, en pas nadat de termijn is verlopen.
Meld je aan
UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Met een gratis account maak je 5 facturen en proforma's per maand. UurFact bewaart ze allemaal en je klant krijgt ze als deellink.