Je cursist betaalt, de inschrijfbevestiging wordt de factuur.
Als opleider verkoop je een cursus, een training of een opleiding en wil je vooraf betaald worden. In UurFact stuur je een proforma (jij noemt het een inschrijfbevestiging) en zet je hem na betaling met één klik om in de echte factuur.
Vrijgestelde cursus en starterskit met btw, samen op één factuur.
Veel opleiders sturen eerst een bevestiging met het bedrag, krijgen hun geld en typen daarna de factuur nog een keer over. Of ze vergeten hem. In UurFact is de bevestiging een proforma met een eigen nummer. Zodra je cursist betaalt, maak je er met één klik de factuur van, met dezelfde regels en het volgende nummer in je reeks. De proforma blijft bewaard als bron.
Lash Academy NoordAan
Noor Bakker
Dit is een proforma en geen factuur. Je ontvangt later een definitieve factuur.
- Subtotaal
- € 1.044,00
- Waarvan vrijgesteld
- € 895,00
- Btw 21%
- € 31,29
- Totaal
- € 1.075,29
Lash Academy NoordAan
Noor Bakker
- Subtotaal
- € 1.044,00
- Waarvan vrijgesteld
- € 895,00
- Btw 21%
- € 31,29
- Totaal
- € 1.075,29
- Eigen nummer, buiten je fiscale reeks
- Een proforma krijgt een PF-nummer. Je factuurnummers blijven doorlopen zonder gaten, precies zoals de Belastingdienst wil.
- Omzetten kan maar één keer
- Van één proforma komt hooguit één factuur. Dubbele facturen voor dezelfde cursist kunnen dus niet.
- Vrijgesteld en 21% op één document
- De cursus is vrijgesteld via je CRKBO-registratie, de starterskit gaat tegen 21%. UurFact rekent de btw per tarief uit.
Eén cursist, van inschrijving tot je btw-overzicht.
- di 11:20
Noor schrijft zich in
Dat kan via je website, een berichtje of een telefoontje. Je zet haar in je eigen overzicht, zoals je nu ook doet.
- di 11:25
Jij stuurt de inschrijfbevestiging
In UurFact maak je een proforma: de opleiding, de datum, de starterskit, het bedrag. Je boekt hem, hij krijgt nummer PF-2026-0007 en Noor krijgt een link en een pdf. Er staat op dat het geen factuur is.
- do 09:10
Noor betaalt
Ze maakt het bedrag over, of betaalt straks met iDEAL via de link. Vanaf dat moment maak je er een echte factuur van: een vooruitbetaling is een btw-moment.
- do 09:12
Jij klikt op Omzetten
UurFact maakt van de proforma de factuur met het volgende nummer in je reeks. De regels blijven gelijk, de proforma blijft bewaard. Noor krijgt de factuur als link en pdf.
- za 14 nov
De les begint
Noor zit in de les en alles is betaald. Je hoeft geen document meer te maken.
- jan
Je btw-overzicht
De factuur staat in je kwartaaloverzicht (Pro): de vrijgestelde omzet in de juiste rubriek, de 21% over de kit erbij. Je boekhouder kan daarmee verder en controleert het zelf.
Zaterdag, dag één. De factuur van de cursist is al verstuurd.
De regels die voor opleiders gelden.
Dit is geen advies, maar de hoofdlijnen zoals de Belastingdienst en het CRKBO ze beschrijven. Twijfel je over jouw cursus, vraag het dan aan je boekhouder of de Belastingdienst.
Bron: Belastingdienst, vrijstelling in het onderwijs, Belastingdienst, facturen maken, CRKBO
- Beroepsonderwijs is btw-vrij, maar niet vanzelf
- Een wettelijk erkende opleiding is vrijgesteld. Een eigen beroepsopleiding, zoals een wimper- of nagelcursus, is alleen vrijgesteld als je als instelling of als zelfstandig docent in het CRKBO staat. Sta je er niet in, dan reken je 21%. Of een cursus beroepsonderwijs is, beslist uiteindelijk de Belastingdienst, niet het CRKBO.
- Hobby en vrije tijd: 21%
- Een workshop voor de lol of een cursus zonder band met een beroep valt niet onder de vrijstelling. Algemeen vormend onderwijs (zoals taalles) heeft eigen regels bij de Belastingdienst. Onderwijs op afstand valt alleen onder de vrijstelling als er echte interactie is tussen docent en cursist.
- Lesmateriaal en examens
- Materiaal en examens zijn alleen vrijgesteld als ze onmisbaar zijn voor vrijgesteld onderwijs. Een starterskit die de cursist houdt, zet je daarom als aparte regel tegen 21% op het document.
- Vooruitbetaling is een btw-moment
- Krijg je het cursusgeld vóór de les, dan ben je de btw verschuldigd zodra je het ontvangt. Betaalt een bedrijf, dan moet je daarvoor een factuur sturen; een particulier hoeft er geen, maar met een factuur klopt je administratie. Een proforma telt niet als factuur. Daarom zet je de proforma om zodra er betaald is.
- Vrijgesteld betekent ook: geen btw terugvragen
- Over de kosten van vrijgesteld onderwijs vraag je geen btw terug. Houd de vrijgestelde en de belaste omzet dus uit elkaar; dat doet UurFact per regel.
Wat UurFact niet doet
UurFact heeft geen cursistenadministratie, rooster, leeromgeving of certificaten. Die houd je waar je ze nu hebt. UurFact regelt het geld eromheen: bevestiging, factuur, aanbetaling en je btw-overzicht.
Wat kost UurFact voor een opleider?
Met het gratis abonnement maak je 5 facturen en proforma's per kalendermaand. Een groep van twaalf cursisten betekent twaalf bevestigingen en twaalf facturen, dus daarvoor heb je Pro nodig.
Gratis
Als je een paar keer per maand factureert en alles op één plek wilt bewaren.
€ 0per maand
Je betaalt niets.
- 5 facturen en proforma's per maand
- Zoveel offertes en creditfacturen als je wilt
- Doorlopende nummering, en alles blijft bewaard in je account
- Je factuur als pdf, per mail en met een deellink voor je klant
- KOR-meter
- Je gegevens kun je altijd exporteren
Pro
Als je vaker factureert, of aanbetalingen en herinneringen wilt gebruiken.
€ 4per maand bij jaarlijks betalen
€ 48 per jaar, excl. btw.
Of € 5 per maand als je per kwartaal betaalt: € 15 per kwartaal, excl. btw.
- Zoveel facturen als je wilt
- Aanbetalingen, en betaalverzoeken zodra online betalen open is
- Automatische herinneringen
- Terugkerende facturen
- Btw-overzicht per kwartaal
- Je eigen huisstijl, zonder UurFact-vermelding
- Uren bijhouden, en importeren uit je oude programma
Alle prijzen zijn exclusief btw. UurFact rekent geen transactiekosten.
Veelgestelde vragen
Moet ik een inschrijfbevestiging sturen, of mag ik meteen factureren?
Dat mag allebei. Factureer je meteen, dan is de factuur ook de bevestiging. Een proforma is handig als je vooraf wilt laten zien wat de cursist gaat betalen zonder dat het al een factuur is, bijvoorbeeld als de cursist nog kan annuleren.
Mijn cursist betaalt een aanbetaling en de rest later. Kan dat?
Ja. Je stuurt een betaalverzoek voor de aanbetaling; betaalt de cursist, dan boekt UurFact de aanbetalingsfactuur. Bij de eindfactuur kies je de aanbetaling erbij en trekt UurFact die af. Betaalverzoeken zitten in Pro en komen zodra online betalen open is.
Ik sta in het CRKBO. Hoe zet ik de vrijstelling op mijn factuur?
Je kiest per regel 0% met de reden 'vrijgesteld'. Op de regel staat dan 'vrijgesteld', in de totalen staat de vrijgestelde omzet apart, en je btw-overzicht houdt hem buiten de btw.
Kan ik twaalf cursisten in één keer factureren?
Nee, je maakt per cursist een document. Met je artikelen (de cursus, de kit) is dat per cursist een kwestie van een paar tellen. Een knop voor een hele groep tegelijk is er niet.
Wat als een cursist annuleert na de bevestiging?
Heeft ze nog niet betaald, dan laat je de proforma staan; er is nog geen factuur en hij telt niet mee voor je btw. Heeft ze al betaald en is de factuur gemaakt, dan maak je een creditfactuur voor het deel dat je terugbetaalt. Wat je terugbetaalt, spreek je vooraf af in je voorwaarden.
Kan mijn cursist de factuur op naam van haar bedrijf krijgen?
Ja. Je zet haar bedrijfsnaam, adres en btw-id als klant op het document. Dat is nodig als ze de cursus zakelijk betaalt.
Meld je aan
UurFact werkt al. We laten steeds een kleine groep nieuwe gebruikers toe, zodat we iedereen goed kunnen helpen. Gratis maak je 5 facturen en proforma's per maand. Heb je elke maand een groep cursisten, dan neem je Pro, voor € 4 per maand bij jaarlijks betalen.