Voorrijkosten op je factuur: btw, verschotten en berekenen

Wat zijn voorrijkosten?

Voorrijkosten zijn de vergoeding voor de reis naar je klant, bovenop wat je rekent voor het werk zelf. Je ziet ze bij kappers en schoonheidsspecialisten aan huis, monteurs, fotografen en klusbedrijven. Soms heten ze reiskosten, vooral als je per kilometer rekent. Hoeveel je rekent en hoe, bepaal je zelf: een vast bedrag per bezoek, een bedrag per kilometer of een bedrag per zone.

Zo zet je voorrijkosten op de factuur

Meestal werkt een eigen regel het best. Je klant ziet dan waarvoor hij betaalt, en je kiest per regel het btw-tarief. Er zijn drie gangbare vormen:

• Een vast bedrag. Bijvoorbeeld "Voorrijkosten, 1 × € 7,50". Handig als je klanten vlak bij elkaar wonen, want je klant weet precies wat hij betaalt.
• Een bedrag per kilometer. Bijvoorbeeld "Reiskosten, 38 km heen en terug × € 0,50". Handig als de afstanden verschillen. Zet erbij of je heen en terug telt, dan hoeft je klant niet te raden.
• Verwerkt in je tarief. Dan staat er geen aparte regel op de factuur. Dat kan, maar je klant ziet niet wat de reis kost, en voor klanten die verder weg wonen klopt je prijs niet meer.

Reiskosten en btw: welk tarief?

Over voorrijkosten en reiskosten reken je gewoon btw. De Belastingdienst schrijft dat je btw berekent over het totaalbedrag dat je in rekening brengt, en dat dit bedrag inclusief diverse kosten is, zoals verzendkosten, reiskosten en telefoonkosten.

Welk tarief erover gaat, schrijft de Belastingdienst voor voorrijkosten niet op. Wel schrijft de Belastingdienst dat bezorgkosten bij goederen hetzelfde tarief krijgen als de goederen, en dat je bij een combinatie die de klant als één geheel ziet het tarief van het hoofdbestanddeel rekent. Daaruit volgt de gangbare lezing: voorrijkosten volgen het tarief van het werk waarvoor je rijdt. Een kapper aan huis rekent dan 9% over knippen en voorrijkosten, want diensten van kappers staan op de lijst van 9%. Een fotograaf, een schoonheidsspecialist of een monteur rekent 21%, want hun werk staat niet op die lijst. Dit is dus een afleiding en geen letterlijke regel. Twijfel je, vraag het je boekhouder.

Doe je in één bezoek twee soorten werk met een verschillend tarief, bijvoorbeeld knippen (9%) en een gezichtsbehandeling (21%), dan is niet duidelijk welk tarief de voorrijkosten krijgen. Leg dat aan je boekhouder voor voordat je factureert. Alle tarieven op een rij vind je bij btw-tarieven. Val je onder de KOR, dan reken je helemaal geen btw, ook niet over de voorrijkosten. Lees er meer over bij de kleineondernemersregeling.

Voorrijkosten of verschotten?

Voorrijkosten zijn jouw eigen kosten voor jouw werk. Verschotten zijn kosten die je namens je klant voorschiet. De Belastingdienst noemt ze doorlopende posten, en daar reken je geen btw over. Een verschot is het alleen als je het bedrag in naam en voor rekening van je klant betaalt: de rekening van de derde staat op naam van je klant, bijvoorbeeld bij kosten van de Kamer van Koophandel. Daarnaast zet je het bedrag als aparte regel op je factuur, en reken je het door voor precies het bedrag dat je betaalde, dus zonder opslag.

Parkeergeld, tol of materiaal dat je zelf op eigen naam betaalt, is meestal geen verschot. Zulke kosten die je aan je klant doorbelast, reken je met btw door, net als voorrijkosten. Twijfel je of iets een verschot is, vraag het dan je boekhouder voordat je een bedrag zonder btw op de factuur zet.

Moet je voorrijkosten vooraf melden?

Aan particulieren moet je klant vooraf weten wat hij betaalt. De ACM schrijft dat je bijkomende kosten, dat zijn kosten die je klant niet kan kiezen, in je prijs opneemt als dat kan, en voorrijkosten staan op haar lijst. De prijs voor een consument noem je in euro's inclusief btw. Hangt het bedrag af van de afstand, dan geef je een berekening of een logisch voorbeeld.

In het voorbeeld van de kapper zeg je vooraf dus: "€ 54,50, inclusief voorrijkosten en btw". Bij een bedrag per kilometer zet je erbij hoe je rekent, bijvoorbeeld "€ 0,50 per kilometer, heen en terug". Noem je de kosten niet vooraf, dan mag je klant volgens de ACM weigeren ze te betalen of ze later terugvragen.

Die regels gaan over consumenten. Aan een bedrijf kun je de voorrijkosten gewoon in je offerte zetten, dan voorkom je discussie achteraf.

Voorrijkosten berekenen: hoe kies je een bedrag per kilometer?

Dat is je eigen keuze, er is geen vast tarief dat je moet rekenen. Begin bij wat de rit jou kost: brandstof of stroom, slijtage en verzekering van je auto, en de tijd die je kwijt bent. Je tijd reken je in de voorrijkosten of in je uurtarief, niet in allebei. Hoe je een uurtarief opbouwt, lees je bij uurtarief berekenen.

Een bedrag per zone is voor je klant vaak duidelijker dan een bedrag per kilometer, bijvoorbeeld één bedrag tot 10 kilometer en een hoger bedrag tot 25 kilometer. Reken in elk geval vanaf het adres waar je vertrekt tot het adres van je klant, en zet erbij of je heen en terug telt.

In UurFact

In de factuureditor is voorrijkosten een gewone regel, met een eigen omschrijving, een aantal (bijvoorbeeld 38 km of 1 stuk), een prijs en een btw-tarief. Het tarief kies je per regel, dus knippen en voorrijkosten kunnen allebei 9% zijn terwijl een product op dezelfde factuur 21% is. UurFact telt de bedragen per tarief op en rondt de btw per tarief één keer af.

Rij je vaak naar klanten, sla de voorrijkosten dan op als artikel. Je bewaart de omschrijving, de prijs, het btw-tarief en de eenheid (km of stuks) één keer. Typ je de omschrijving daarna in de editor, dan vullen prijs, tarief en eenheid zichzelf in, en het aantal kilometers vul je per factuur zelf in.

Voor verschotten heeft UurFact geen aparte regel. Heb je die regelmatig, vraag je boekhouder dan hoe je ze op de factuur zet. Hoe je zelf een factuur maakt, lees je bij factuur voorbeeld. Werk je aan huis in de beauty, kijk dan ook bij UurFact voor beautysalons.

Bron: Belastingdienst, btw berekenen over diensten, Belastingdienst, btw berekenen over goederen (bezorgkosten), Belastingdienst, combinaties van goederen en diensten, Belastingdienst, diensten met 9% btw, Besluit doorlopende posten (Stcrt. 2009, 18103), ACM, prijzen vermelden